Produktywność w pracy: wyzwania intelektualne

W poprzednim wpisie dotyczącym produktywności (wpis: Produktywność w pracy – 8 sposobów by lepiej planować dzień – link tutaj) skupiłam się na planowaniu czasu. Pisałam o blokach mono i multi, itd. Dziś parę słów o skutecznym “zmóżdżaniu się”, czyli o tym, jak efektywnie i skutecznie poradzić sobie z wyzwaniami intelektualnymi.

Jakoś tak się dzieje, że większość z nas pracuje umysłowo, a nawet jeśli nie, to i tak, jak mówił zawsze mój tata, przy każdej robocie trzeba myśleć. Nawet przy obieraniu ziemniaków :-).

Tak czy owak chyba każdej z nas zdarzają się często lub bardzo często zadania wymagające tzw. “zmóżdżenia się”. Jednym przychodzi to łatwo i naturalnie, dla innych to temat, który…. najlepiej odłożyć na później. Wystarczy przypomnieć sobie, jak zabierałyśmy się do pisania pracy magisterskiej, albo innego “dużego i trudnego” tematu.

Najtrudniejszy pierwszy krok

Najważniejsze to po prostu zacząć. Pewnie znasz to uczucie, kiedy kończysz takie wymagające zadanie albo przynajmniej widzisz jego szczęśliwy koniec i myślisz, … po co to tak odwlekałam… Wcale nie było tak trudno, jak mi się wydawało na początku. No właśnie, tylko jak to zrobić żeby zacząć…

Skup się

Skup się na tym, co ważne i trudne, a powstrzymaj rzeczy pilne. Zaczynasz właśnie swój blok mono (tak, teraz jest ten czas, żeby popchnąć temat do przodu). Więc wycisz telefon i powiadomienia, zamknij skrzynkę mailową. Niech nie wpadają w tym czasie żadne nowe tematy. Jeśli pracujesz w biurze na open space – pójdź do tzw. “quiet room’u”. Jeśli takich nie ma to np. załóż słuchawki. ( W ogóle dobrze mieć umówiony znak ze współpracownikami, po którym poznają, żeby Ci w danym momencie nie przeszkadzać – słuchawki wydają mi się najprostszym sposobem).

Wiem, że często i tak przypomina nam się w tym czasie tysiąc innych spraw, typu: nie zapomnij podjechać do szewca po buty, miały być na obiad naleśniki, ale chyba skończyło się mleko, obiecałam szefowi wysłać jakiś dokument przed lunchem, kupić płyn do spryskiwacza, kiedy będę dzisiaj tankować, itd…. przymierzyć Zosi sandały, bo pewnie te z zeszłego roku są za małe,…. itd, itp. Miej przy sobie swój Inbox, czyli skrzynkę spraw przychodzących (więcej na temat Skrzynki Spraw Przychodzących tutaj), i po prostu zapisz to, np. szewc, mleko, dokument dla szefa, płyn na stacji, sandały. To zajmie Ci sekundy, ale uwolni Twoją głowę i pozwoli się skoncentrować na pracy. Jak mówi David Allen: Twój umysł jest od tego żeby mieć pomysły, a nie je przechowywać”.

“Bad First Draft”

Jest takie angielskie hasło: “Do a bad first draft – you can not edit a blank page”, czyli: Zrób kiepski pierwszy szkic – nie możesz edytować pustej kartki. To bardzo dobry sposób, żeby skutecznie zacząć. Masz do zrobienia prezentację – zacznij od rozpisania na papierze poszczególnych slajdów. Zastanów się nad kolejnością. Tak żeby Twoja historia była spójna i logiczna. Pomyśl po kolei nad treścią. Od razu zobaczysz, którą część możesz zrobić od ręki, a gdzie brakuje ci treści, potrzebujesz znaleźć materiały lub poprosić kogoś o jakiś wkład. I rozpisuj od razu poszczególne części. Robisz wstęp, a wpadnie ci do głowy pomysł na coś co się przyda gdzieś w trzeciej części na dwudziestym slajdzie – dopisz to od razu na kartce. W przeciwnym razie zapomnisz i będzie cię męczyć kombinowanie co to było…

Ta metoda działa także w odniesieniu do zadań zespołowych. Wiele razy przekonałam się, że można znacznie przyspieszyć wykonanie jakiegoś zadania przez grupę osób, jeśli przyjdzie się na spotkanie z tzw. “bad draftem”. To działa jak prowokacja. Zamiast długich przymiarek, nieśmiałego zgłaszania pomysłów, braku zaangażowania, inne osoby taki “bad draft” traktują czasami właśnie jak prowokację – i wystarczy wyświetlić zdjęcie takiej pomazanej kartki by od razu usłyszeć – to nie tak, trzeba inaczej. Zróbmy tak i tak. I od razu przechodzimy do meritum. Zamiast 2 godzin spotkania, z których pierwsza jest mniej lub bardziej tzw. biciem piany od razu przechodzimy do części konstruktywnej.

Mapy myśli

Tworzenie map myśli to super sposób na generowanie pomysłów, czy tworzenie szkieletów prezentacji, strategii, rozdziału książki, większego artykułu itd. Wbrew niektórym opiniom, nie jest to sposób ani czasochłonny ani wymagający jakichś artystycznych zdolności. Wcale niepotrzebne jest używanie kolorów, drukowanych liter czy wręcz specjalnego oprogramowania. Wystarczy kartka papieru i zwykły długopis. Efekt: dobrze poukładane myśli, które same (prawie same 🙂 ) ułożą się w sensowną całość i/lub pomogą nam zidentyfikować brakujące elementy.

Bardziej dociekliwych odsyłam w tym momencie na blog : http://zorganizowani.com/szybka-nauka/mity-dotyczace-mapy-mysli-wierzymy/

Proś o pomoc

I ostatnia z ważnych rzeczy, która – moim skromnym zdaniem oczywiście – przeszkadza nam w efektywnym popychaniu roboty do przodu. Chodzi mi o liczenie na własne siły.

Każdemu zdarza się, że w którymś momencie pracy się “zatnie”. Nie wiem, co dalej… albo: Nie umiem tego znaleźć…. albo: Nie pamiętam, jak to było…. itd. W takiej sytuacji mamy do wyboru co najmniej dwie drogi. Jedna – szukać, kombinować i próbować “rozkminić” temat w pojedynkę. Druga – poprosić kogoś o pomoc.

Pamiętam, kiedyś w biurze potrzebowałam jakichś kilku liczb od jednej z koleżanek. Zgodnie z moją sztuką planowania 🙂 poprosiłam ją o to o wiele dni wcześniej. Prosiłam kilka razy. Dni mijały. W końcu zbliżał się deadline mojej pracy, do której te kilka liczb było mi potrzebne. Nie miała czasu przygotować. W efekcie byłam zmuszona “napaść ją” w quiet roomie” :-). Kiedy mnie zobaczyła, powiedziała, że siedzi tu od rana i próbuje wyeksportować coś z jakiejś wielkiej beznadziejnej bazy danych…. Zerknęłam. Dokładnie tego ktoś uczył mnie 2 dni wcześniej. Pokazałam jak. Zrobiła to w 10 minut. Ale spędziła nad tym co najmniej 4 godziny sama.

Jaki z tego morał? Dość oczywisty – Kto pyta, nie błądzi. Wystarczyło zapytać kilka osób, szybko się nauczyć i zaoszczędzić kilka godzin. Nic dziwnego, że ludzie są tacy zarobieni…

Dodaj komentarz