Produktywność w pracy: 8 pomysłów, by lepiej planować dzień

Niezależnie od tego czy w poniedziałek od rana wpadasz w wir pracy czy potrzebujesz trochę czasu na “rozgrzewkę” warto pomyśleć nad dobrym planem dnia, najlepiej na cały tydzień.

Bywają dni, kiedy mamy wrażenie, że czas przecieka nam przez palce. Najczęściej wtedy, kiedy nie wisi nad nami żaden wielki “deadline” albo na przykład wtedy, kiedy po dużym projekcie opadają emocje i nasz organizm domaga się odreagowania dużego wysiłku. Trudno się wtedy “zebrać”.

A drugiej strony dobrze wiemy, ile satysfakcji i poczucia dobrze spełnionego obowiązku daje nam “dobrze” przepracowany dzień.

Teoria

Kiedyś na jednej z konferencji na temat zarządzania sobą i efektywności osobistej pokazywano taki wzór na idealny dzień w pracy:

Pamiętam uśmiechy, które to zdjęcie wywołało na twarzach moich koleżanek w biurze… szczególnie tych z nas, które mamy małe dzieci. Która z nas nie marzyłaby o takim dniu pracy? Z przerwą na lunch, sportem po pracy.

Ale nawet jeśli przyjmiemy, że ten wzór jest dość “odjechany” to jest parę rzeczy, które zwróciły moją uwagę na tym zdjęciu.

Po pierwsze: 4 bloki po 1,5 h. To w sumie daje 6 godzin, a zatem sporo mniej, niż w rzeczywistości pracujemy. Przynajmniej teoretycznie.

Po drugie: PRZERWY, które po 1,5 h mają dać nam trochę odpoczynku i siły do dalszej efektywnej pracy i są to przerwy aktywne (bieganie, spacer, sport po pracy) a nie przerwy polegające na przeglądaniu fb.

Po trzecie: każdy blok ma nieprzypadkowe 1,5 h – to jest mniej więcej maksimum, jeśli chodzi o efektywność i koncentrację, którą jesteśmy w stanie osiągnąć.

To zdjęcie oczywiście obrazuje sytuację raczej teoretyczną. Myślę, że nawet ktoś, kto w 100% może zarządzić swoją pracą (pracuje samodzielnie) i czasem, rzadko mógłby coś takiego zrealizować.

Oczywiście rzecz nie dotyczy wszystkich zawodów. Ani lekarz, ani nauczyciel, ani ekspedientka nie zastosuje go jak kalki . Niemniej jednak myślę, że chyba każda z nas może się trochę zainspirować.

Praktyka

Z mojego doświadczenia korporacyjnego wynika, że część pracowników jest w stanie w dużym stopniu sama panować nad swoim planem dnia i kalendarzem, ale jest też część (raczej kadra managerska), której kalendarz jest zdominowamy przez serię spotkań i “conf-calli”, czasami dość biernie akceptowanych i te kalendarze są o lata świetlne daleko od ideału. Czy są efektywne ? To już każdy może ocenić sam. Myślę, że przy sporym wysiłku i konsekwencji nawet wtedy dużo można zmienić.

Oto kilka pomysłów na to, jak się zabrać do planowania:

  1. Ustal na każdy dzień jedną dużą/ważną/trudną rzecz, którą chcesz zrealizować – taką, która popycha robotę do przodu. To może być spotkanie, ale też napisanie jakiegoś dokumentu (sprawozdania, raportu, strategii, itd) . W obydwu przypadkach musisz zarezerwować określony czas w kalendarzu ( między spotkaniami się nie uda – chyba że wieczorem…ale chyba nie do tego dążymy) – ten czas jest oczywiście zablokowany i niedostępny do planowania. Jeśli to zadanie trudne i wymagające dużego wysiłku (a takie przecież najchętniej odkładamy … ) to dobrze jest też znać swój optymalny rozkład dnia (wiedzieć, która pora jest dla mnie odpowiednia do myślenia kreatywnego, a kiedy mam “energetyczny szczyt”) – zobacz na przykład optymalny rozkład dnia dla “delfinów, lwów, niedźwiedzi i wilków”. (na końcu tekstu).
  2. Zaplanuj bloki mono i multi. Blok multi to taki czas, kiedy zajmujesz się różnymi drobnymi zadaniami, czasami kilkoma naraz. To może być obrobienie skrzynki mailowej – odpowiadanie na maile, telefony, jakieś prace administracyjne, opłacanie rachunków, kupowanie przez internet – coś co nie wymaga twojej kreatywności ani wielkiego “zmóżdżenia”. Blok mono (trwający optymalnie 1,5 godziny) to właśnie taki czas, kiedy musisz się zebrać, by wykonać coś trudnego i dużego. Takie rzeczy często odkładamy na później. Najpierw robimy rzeczy pilne i te drobne. Odhaczamy je po kolei z listy rzeczy do zrobienia z miłym poczuciem sukcesu, a na te duże….często zabraknie nam siły i/lub czasu. “Dzisiaj już nie zdążę”, albo : jutro nad tym usiądę… więc dzisiaj nawet nie zaczynam.
  3. Zacznij od bloku mono – jeśli często zdarza ci się nie zacząć większej pracy albo od bloku multi – jeśli rano potrzebujesz jakiejś “rozgrzewki”. Ja często poniedziałki zaczynam od multi- , natomiast wtorki i środy – od mono, bo to moje najbardziej produktywne dni.
  4. Ustal rutynę. Najlepiej z perspektywy tygodnia. Jeśli w każdy poniedziałek masz serię spotkań i narad – resztę czasu zablokuj na blok mono. Rzeczy najtrudniejsze planuj w te dni i pory dnia, kiedy najlepiej ci się pracuje. (dla mnie to wt, śr i czw do południa) . W miarę możliwości ogranicz wtedy spotkania.
  5. Zarezerwuj czas na planowanie całego tygodnia. Podobno najlepszy do planowania jest poniedziałek – dla mnie niekoniecznie. Wolę piątkowy poranek – wtedy już widzę, czego nie zdążę zrobić do końca dnia. Rozpisuję następny tydzień. Parę szybkich rzeczy jeszcze zdążę odhaczyć przed weekendem, a kluczowe jest zrobienie “to do listy” na poniedziałek. Bez tego poniedziałkowe przedpołudnie spędzam na dokopaniu się do rzeczy, na których skończyłam w piątek, a to bardzo nieefektywne.
  6. Zredukuj liczbę spotkań i videokonferencji czy “conf-calli” – do minimum. Dobrze jest poprosić o podanie agendy i celu takiego spotkania i unikać tych niedecyzyjnych. Jeśli sama zwołujesz spotkania – przemyśl czy danej sprawy nie da się załatwić inaczej (szybciej) niż przez spotkanie. Jeśli nie zaproś tylko niezbędne osoby i pilnuj, by uczestnicy trzymali się tematu (a unikali tzw. “bicia piany”).
  7. Dziel duże zadania na mniejsze kroki. Jeśli zdarza ci się, że myśląc o jakimś dużym zadaniu stwierdzasz – dzisiaj już nie dam rady, zacznę jutro z samego rana, to może spróbuj przynajmniej zacząć. Typowym przykładem takiego zadania – jest np. rozliczenie PITu. Statystyczny Polak składa go w ostatnim tygodniu kwietnia. A przecież rozliczenie można podzielić na małe kroki (też nie lubię składać PITu). Nawet jeśli wiem, że dzisiaj nie zdążę, mogę przynajmniej wyjąć segregator z zeszłego roku i zebrać wszystkie potrzebne dokumenty – aktualne PITy, KRS organizacji, której chcę podarować 1%, itd – na 1 “kupkę” na biurku. Odkopać aplikację, przez którą wysyłam rozliczenie. A potem to już z górki…. Przy dzieleniu dużych tematów i odsuwaniu ich na później chciałam też zwrócić uwagę, że często do wykonania takiego zadania potrzebny jest też jakiś udział innych osób. Na przykład żeby napisać jakąś strategię, potrzebuję trochę danych z jednego działu, trochę z innego działu, powinnam porozmawiać z szefem jeszcze innego działu, itd. Warto poprosić i umówić się na ten wsad od razu (dać innym czas na przygotowanie ) – nawet jeśli moją część pracy odkładam na za kilka dni, bo wiem, że wtedy będę mogła na spokojnie się nad tym pochylić. Zawsze zadziwiające jest dla mnie powszechne zachowanie osób, które wiedziały o danym temacie na przykład od 2 tygodni, ale dopiero 2 dni przed terminem przypominało im się, że coś ode mnie potrzebują. Albo 2 godziny przed 🙂 . Jeśli poproszę od razu – na 2 tygodnie przed terminem to jest szansa, że otrzymam bardziej wartościowy wkład, czasami bardziej pomocy, który nie tylko nie opóźni mi pracy, ale często jeszcze znacznie mi ją ułatwi.
  8. I na koniec moje ulubione – BETTER DONE THAN PERFECT! czyli ZROBIONE LEPSZE OD IDEALNEGO! W dobrym wykonaniu zadania też trzeba znaleźć umiar. Nie można w nieskończoność poprawiać raportu, artykułu, prezentacji, materiałów na szkolenie, itd. Jest taki moment, w którym każda kolejna poświęcona godzina nie przynosi już praktycznie żadnych efektów. To czas, by skończyć i pogodzić się z faktem, że być może efekt nie jest idealny (bo który jest!), ale jest zrobione. I przejść do następnych tematów.

Dobrego planowania 🙂

Jeśli spodobał Ci się artykuł, uważasz, że jest wart uwagi , podziel się nim ze swoimi znajomymi.

Dodaj komentarz